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[跟着极度体验学管理]成功者的行事历规划术

作者:  |  分类:拓展行业资讯  |  评论:0人  |  浏览:  |  发布时间:2014-05-25


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迎向2014年,就从写行事历开始


成功者的行事历规划术


成功学大师史蒂芬‧柯维(Stephen Covey)提出了成功者的7个习惯:「主动积极」「以终为始」「要事第一」「双赢思维」「知彼解己」「统合综效」和「不断更新」,这7个习惯中,你觉得哪一个最难做到?

很多人都以为是必须与他人协同合作的「​​统合综效」,或是必须持之以恒的「不断更新」,然而睿仕管理顾问大中华区总裁陆强表示,在针对所有上过柯维成功7习惯课程学员所做的问卷回收中,大家认为最难做到的,其实是「要事第一」。

「先做重要的事」这么理所当然而且能够操之在己的事,为什么却被所有人公认难以达成?因为在这个充满不确定性的时代,变动、忙乱、突发状况层出不穷,当这些紧急的事情(但多数却是琐事)一而再,再而三的出现,人们就会被「赶着处理」的紧张情绪牵着走,想说先完成紧急的小事,再来处理重要的大事,于是那些要事就被迫一延再延,最后落得完成无期。

写好行事历,创造工作的充实感
当生活中充满了无法完成的大事,挫败感也就油然而生,正如许多人都曾感叹,自己忙了一天,却觉得一事无成。想要摆脱这种忙碌却无成的状态,日本记事本达人佐佐木香在《活用记事本设定工作目标》中表示,其实有一个超简单的脱困良方,那就是「写行事历」。

佐佐木香指出,忙或不忙其实不是问题,真正的问题是,「你知不知道自己为何而忙?」如果忙碌可以达成预定的目标,忙就会变成「生活充实」;反之,若是漫无目的、毫无目标的忙,只会让人身心俱疲。

透过「写行事历」,能让一个人思考自己为何要在某个时间做某件事,一旦厘清每个时段的工作目标与进程,即便还是同样的工作,做起来的心情也将完全不同,因为你会明确感受到,自己的开始与终点在哪,而且正从完成一件又一​​件事情中,累积生活的成就感。

「光是好好写下行事历,人生就会完全不同,」佐佐木香表示,很多人都以为,时间管理就是要将时间运用得更精确,但其实光是完成「订立行动计画」,就已经是实践时间管理术的最好方式。只要每天早上花上10分钟,就能掌握让生活更幸福的秘诀,「一切改变,都在一瞬之间」。

 无法数据化的目标,就无法执行
要让拟定行事历带来幸福,关键就是改变「有什么填上什么」的被动做法,从主动的角度出发,先找出自己真正要完成的目标,排定后,再将其余小事放入剩余的空档中。这就是柯维「要事第一,小事其次」的关键概念,也是几乎所有时间管理专家所推荐的行事历必备技巧。

「对于非做不可的事,先确保时间是很重要的。先向自己预约时间,远比与别人约定的事来得重要,」佐佐木香强调,①将想做的事一个个明确列出,然后②化成具体数字,接着③决定先后顺序,并④具体算出可用天数,最后⑤写在行事历上,这5步骤就是行事历撰写的基本原则。

在这5步骤中,步骤2是许多人行事历规画会失败的主因,列出了目标、决定了顺序,就放进行事历中,结果低估了完成所需的时间,事情超过预期时限还做不完,内心烦躁不堪,计画排程也随之大乱。

所谓的「数据化」,《记事本圆梦计画》作者熊谷正寿表示,其实就是「工作拆解」,将想做的要事拆分成一个一个可以明确化为时间数字的小事,当行动分量数值化后,才能知道得花多少时间来做,做到什么程度算是完成一个段落,也才能明确掌握工作的成就感。

熊谷正寿强调,「无法数据化的目标,根本就称不上是目标。」唯有透过数据化,才能逐一体会阶段性达成目标的喜悦,进而转化为朝下一个目标前进的动力,工作也才会快乐。

纸本、数位或并用?找出你的最适模式
了解了写好行事历的原理原则,那该采用 ​​什么做法呢?过往,都是使用纸本手帐,透过涂写,把生活的纪律、创意与感动都收纳进去。然而随着智慧型手机与平板电脑的普及,愈来愈多人感受到数位工具的便利性,开始迟疑「我是不是也要改用数位工具呢?」

针对这个疑问,《日经Trendy》2012年11月号「最强手帐选拔2013」专题中做了普查。在日本,目前有20.9%的人是纸本派,19.1%的人是数位派,而有高达59%的人是两种皆用;展望2014年,纸本与数位的拥护者旗鼓相当,各约18%,然而有62%的人决定走向两者皆用的模式。

「纸本与数位其实没有孰优孰劣,两者只是介面的不同,背后行事历的写法和原理都相同,」从纸本用数位、长期钻研行事历各种用法的PCuSER主编黄钟毅说道,纸本涂写方便、便于附加实物的特性,是许多人累积点子时不可或缺的好帮手;然而云端技术的无所不在,以及数位资料的高度整合性,也让需要使用大量资料的人倍觉方便。

「分析自己惯常的工作模式,哪种模式能让你感到『记录真好』的热情,就是最适合你的行事历做法!」黄钟毅强调,不用局限自己一定要使用哪一种方法,单用一种、不同情境用不同种,或是两种都用都可以,但先决条件,就是必须先知道哪一种能带给你最大的利益。
本次《完全图解/成功者的行事历规划术》特刊共分成3个篇章:「基础篇」介绍10个写行事历的方法,奠定工作排程顺畅的基础;「进阶篇」中则介绍使用「进攻型」行事历的3个步骤,让行事历规画更加精准;「案例篇」则分享了知名成功人士记行事历的秘诀。

 又到了年底,一起来了解使用行事历的技巧,2014年,就从写行事历开始,让自己更成功吧!

 



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